Managementsysteme, die unter anderem der Qualitätssicherung oder dem Umweltschutz dienen, bedürfen einer regelmäßigen Überprüfung der einzelnen Prozesse im Betrieb. In Fachkreisen sind diese Prüfungen als Audits bekannt. Was während dieser Prüfungen exakt passiert und wie der Aufgabenbereich eines Auditors aussieht, sind Fragen, auf die nicht jeder Unternehmer sofort eine Antwort parat hat. Möchtest du das Audit zu deinem Vorteil nutzen, findest du in diesem Ratgeber alle wichtigen Fakten kompakt auf den Punkt gebracht.
Key Facts
- Audits sind Überprüfungen von Managementsystemen
- Im Fokus steht die Zielsetzung
- Audits erfolgen intern oder extern
- Audits bedürfen einer regelmäßigen Wiederholung
- Auditoren decken Optimierungsbedarf auf
- Zertifizierungsaudits erfolgen immer extern
- ISO 19011 liefert einen Leitfaden
- Auditoren müssen soziale Kompetenz mitbringen
Was ist ein Audit?
Audits sind ein Instrument zur Überprüfung von Managementsystem. Die Prüfung dient der Einhaltung der Norm oder der individuellen Zielsetzung. Durchgeführt werden Audits von Auditoren. Abhängig von der Art des Audits kann es sich um einen internen Mitarbeiter oder externen Prüfer handeln. Angestellte können sich mithilfe von Fortbildungen und Seminaren für diesen Tätigkeitsbereich qualifizieren.
Das Audit entspricht in Grundzügen einer eigenen Qualitätskontrolle der Managementsysteme. Die Auditoren prüfen die innerbetrieblich angewendeten Systeme sowohl in schriftlicher Form als auch konkret vor Ort. Sich ein Bild von den Prozessen aus einer passiven Perspektive zu machen gehört ebenso zum Audit, als eine aktive Rolle einzunehmen und Fragen zu stellen.
Von der Vorbereitung bis zum Schlussgespräch ist es das Ziel des Audits Optimierungsbedarf zu entdecken und offen zur Sprache zu bringen. Stammt ein Auditor aus deinem Unternehmen, sollte diese Person Fingerspitzengefühl mitbringen. Kritikpunkte anzusprechen, führt mit bedacht ausgewählten Worten zu einem konstruktiven Austausch und wirft keinen Schatten auf das ansonsten gute Betriebsklima.
Für wen ist ein Audit relevant?
Relevanz besitzt das Audit für alle Unternehmen, Organisationen, Behörden und andere Einrichtungen, in denen ein Managementsystem eingeführt wurde. Diese Systeme dienen unter anderem:
- dem Qualitätsmanagement
- dem Umweltmanagement
- dem Produktmanagement sowie
- dem Sicherheitsmanagement.
Unterteilen lassen sich diese Systeme nochmals in verschiedene Branchen wie Medizin oder Raum- und Luftfahrttechnik. An Bedeutung gewinnt das Audit nochmals im Rahmen der Zertifizierung eines Managementsystems. Akkreditierte Auditoren bieten vor der Prüfung häufig Vorgespräche oder eine separate Vorbereitungsphase an. Dadurch erhöht sich die Chance fehlerhafte Prozesse schon vor dem Zertifizierungsaudit zu erkennen und mit gezielten Maßnahmen entgegenzusteuern.
Ist ein Managementsystem eingeführt worden, stellen Audits ein wiederkehrendes Erfordernis dar. Die Systeme über mehrere Jahre unverändert zu belassen erlaubt Spielraum für das Normalisieren von Fehlern und nicht ausgeschöpftem Optimierungsbedarf. Speziell Unternehmen können durch dieses Handeln nicht nur regional oder deutschlandweit, sondern auch international ins Hintertreffen geraten. Du solltest daher mit gutem Beispiel vorangehen und Audits mit einer positiven Grundeinstellung gegenüberstehen. Auf diese Weise erhöht sich die Chance, dass auch Deine Angestellten die Prüfung der Managementsysteme nicht als lästige Pflicht ansehen.
Ablauf eines Audits
Wie bereits erwähnt können Audits aus verschiedenen Gründen erfolgen. Unabhängig von der Tatsache, ob ein Zertifizierungs- oder Überprüfungsaudit ansteht, finden sich im Ablauf und der Durchführung einige Parallelen zueinander. Zum leichteren Verständnis findest du nachfolgend einen Überblick der einzelnen Abschnitte des Ablaufs.
Die Planung
Die Planung eines Audits setzt für den Auditor in erster Linie organisatorisches Talent voraus. Der Termin muss mit den einzelnen Abteilungen und verantwortlichen Mitarbeitern abgeklärt sein. Idealerweise findet das Audit zu einem Zeitpunkt statt, der Zeit für Fragen lässt und Personen, die für die Umsetzung der Managementsysteme verantwortlich sind, nicht zusätzlich unter Druck setzt.
Ein weiterer Teil der Vorbereitung entfällt auf die Auseinandersetzung mit dem jeweiligen Managementsystem. Die Zielsetzung weist trotz geeinter Normen oftmals einen individuellen Spielraum auf, von dem die Unternehmen und Organisationen auch Gebrauch machen. Ein Studium der Systeme lässt erkennen, welche Schwerpunkte im Audit gesetzt werden und wo Veranlassung zu erkennen ist, weitere Fragen zu stellen.
Die Durchführung
Die Durchführung des Audits erfolgt im Wesentlichen unter zwei Gesichtspunkte. Die Auditoren verschaffen sich einen möglichst praxisnahen Eindruck der Prozesse und involvieren sich aktiv in das Geschehen durch Fragen. Defizite in der Kommunikation zu besitzen, ist für Auditoren ein klares Manko. Typisch ist auch das Anfertigen von Notizen und Anmerkungen, um sich alle Erkenntnisse später noch einmal vor Augen führen zu können.
Die Nachbearbeitung
In der Nachbearbeitung eines Zertifizierungsaudits steht die Erfüllung der Norm im Vordergrund. Anhand der gewonnenen Eindrücke und Erkenntnisse wird die Entscheidung über die Ausstellung eines Zertifikats gefällt. Handelt es sich um ein Überprüfungsaudit steht der Optimierungsbedarf im Vordergrund. An welches Stellen haben sich Prozesse verändert, ohne die erforderliche Anpassung der Managementsysteme vorzunehmen. Die Antworten auf diese Fragen werden in einem Abschlussbericht aufgeführt. Zudem führen viele Auditoren ein Abschlussgespräch mit den Verantwortlichen. Darin werden die einzelnen Bereiche der Systeme und deren Umsetzung nochmals angesprochen und aufgedeckte Kritikpunkte explizit besprochen. Die Nachbearbeitung bildet den Abschluss des Audits und lässt den Kreislauf innerhalb der jeweiligen Zeitspanne wieder von vorne beginnen.
Welche Aufgaben hat ein Auditor?
Vergleichbar mit den verschiedenen Arten von Audits ist auch in der Aufgabenverteilung interner und externe Auditoren nur minimale Unterschiede zu erkennen. Zu den allgemeinen Aufgaben gehört:
Organisation
Die Organisation ist eine der wichtigen Fähigkeiten, die jeder Auditor mitbringen muss. Das betrifft die Terminplanung ebenso wie die Dokumentation des Audits. Ist es dein Wunsch auch interne Audits durchzuführen, solltest du einen Mitarbeiter auswählen, der sich schon in der Vergangenheit durch sein Organisationstalent von sich reden gemacht hat. Mithilfe von Qualifizierungsmaßnahmen werden Wissenslücken geschlossen und der Mitarbeiter noch besser auf die Aufgabenbereiche vorbereitet.
Kommunikation
Die Bezeichnung Auditor ist dem Ursprung nach zwar dem lateinischen Wort für Zuhören entnommen, hierin liegt jedoch nicht der einzige Aufgabenbereich von Auditoren. Fragen klar und verständlich zu kommunizieren und einen Zugang zu verschiedenen Gesprächspartnern zu finden ist ebenso wichtig. Mitunter sind Angestellte, die zum ersten Mal auf einen Auditor treffen, dementsprechend nervös. Eine zugängliche Art zu besitzen, entspannt die Situationen schnell und das Gegenüber fühlt sich mehr in einem Gespräch als einer Prüfungssituation.
Auswertung
Erkenntnisse sammeln zu können und Gespräche zu führen ist nur ein Bereich der Tätigkeit. Nach Abschluss des Audits setzt mit der Auswertung der analytische Teil der Arbeit ein. Ist Verbesserungspotenzial gefunden worden, bedeutet dieser Umstand nicht zwangsläufig das Aus für die Zertifizierung. Differenzieren zu können zwischen kleinem Makel und handfesten Fehlern ist eine Fähigkeit, die ein Auditor von Anfang an mitbringen muss. Wichtig ist diese Differenzierung nicht nur für die Auswertung, sondern auch die stattfindenden Gespräche mit den Verantwortlichen der Managementsysteme in den einzelnen Abteilungen oder dem Auftraggeber eines externen Audits. Die Gesprächspartner müssen zum Schluss des Gesprächs ebenso in der Lage sein, Kritikpunkte einzuordnen und nach der jeweiligen Dringlichkeit eine Lösung anzustreben.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Vorteile eines Audits
- Fortlaufende Prüfung der Managementsysteme
- Aufgedeckter Optimierungsbedarf
- Zertifizierung bedeutet einen Imagegewinn
- Funktionierende Managementsystem bieten Einsparpotenziale
Mögliche Nachteile eines Audits
- Zeitaufwand
- Entstehende Kosten
Fazit
Das Audit ist der direkte Weg einer objektiven Bewertung eines Managementsystems. Sei es durch interne oder externe Auditoren liegt der Fokus auf funktionsfähigen Systemen mit einem möglichst geringen Optimierungsbedarf. Vom internen Audit bis zum Zertifizierungsaudit kannst du diese Prüfungen als Gelegenheiten willkommen heißen, um Teilen deines Unternehmens oder einer Organisation zum Sprung auf die nächsthöhere Stufe zu verhelfen.
